E-Fatura, E-Arşiv ve E-İrsaliye Arasındaki Farklar
E-fatura
Satıcı ve alıcının her ikisinin de GİB sistemine kayıtlı e-fatura mükellefi olduğu durumlarda düzenlenir. Fatura alıcının elektronik posta kutusuna (GİB sistemi üzerinden) iletilir. İki senaryosu vardır:
- Temel fatura: Alıcı kabul/red yanıtı veremez.
- Ticari fatura: Alıcı belirli süre içinde sistem üzerinden kabul veya red yanıtı verebilir.
E-arşiv fatura
Alıcı e-fatura mükellefi değilse (örneğin bireysel tüketici veya mükellef olmayan şirket) düzenlenen elektronik faturadır. Alıcıya e-posta, SMS veya kâğıt çıktı olarak iletilebilir ve raporlaması GİB'e yapılır. E-ticaret satışlarında en sık karşılaşılan türdür.
E-irsaliye
Malın sevkiyatı sırasında düzenlenen irsaliyenin elektronik halidir. Alıcıya sistem üzerinden iletilir; alıcı da teslim aldığı malı “irsaliye yanıtı” ile bildirebilir. Sevk ile fatura arasındaki bağlantıyı belgeleyerek stok ve muhasebe süreçlerini otomatikleştirir.
Karşılaştırma
| E-fatura | E-arşiv | E-irsaliye | |
|---|---|---|---|
| Ne belgeler? | Satış (mükellefe) | Satış (mükellef olmayana) | Malın sevki |
| İletim | GİB sistemi üzerinden | E-posta / kâğıt / SMS | GİB sistemi üzerinden |
| Alıcı yanıtı | Ticari senaryoda var | Yok | İrsaliye yanıtı |
Yazılım entegrasyonunda dikkat
- Her faturada alıcının mükellefiyet durumu sorgulanmalı; e-fatura mı e-arşiv mi olacağı otomatik belirlenmeli
- İrsaliye ile faturanın birbirine bağlanması (irsaliyeli fatura veya fatura üzerinde irsaliye referansı)
- İptal ve iade süreçlerinin her belge türü için ayrı ele alınması
- Belgelerin yasal süre boyunca saklanması
Not
Hangi belgeleri düzenlemekle yükümlü olduğunuz ciro, sektör ve GİB'in güncel düzenlemelerine göre değişir. Bu konuda mali müşavirinize danışmanızı öneririz.
Sonuç
Üç belge türünün de ERP, e-ticaret veya özel yazılımınıza tek bir akışta entegre edilmesi mümkündür. entegrasyon ve API geliştirme hizmetimizi inceleyebilir veya ücretsiz keşif görüşmesi talep edebilirsiniz.